Home Unlabelled Sistem Operasional Prosedur (Sistem Informasi Khasanah)

Sistem Operasional Prosedur (Sistem Informasi Khasanah)

Lukman at 11/17/2014 10:52:00 AM

I. PENJELASAN UMUM

A. Pendahuluan Sistem Informasi Khasanah (SIK)

Sistem Informasi Khasanah (SIK) adalah system yang mengatur pengelolaan penyimpanan agunan debitur yang dijaminkan kepada bank yang meliputi tata kelola penyimpanan, peminjaman, dan pengambilan pada ruang khasanah atau ruang tempat jaminan debitur disimpan. Berikut uraian tata kelola penyimpanan agunan :

1. Penyimpanan Agunan Debitur

Adalah agunan debitur yang dijaminkan kepada bank yang kemudian oleh bank disimpan.

2. Peminjaman agunan

Peminjaman agunana debitur adalah dalam bentuk keperluan dan kebutuhan, agunan/jaminan tersebut keluar dari penyimpanannya dalam bentuk sementara untuk keperluan tertentu, misalnya keperluan debitur untuk memfotocopy agunan/jaminan

3. Pengambilan agunan

Yaitu proses pengambilan agunan/jaminan bagi debitur yang telah melunasi kewajiban piutang terhadap bank

1. FUNGSI & MANFAAT SISTEM INFORMASI KHASANAH

Sistem Informasi Khasanah dirancang dan diimplementasikan secara aktual khusus untuk mengkoordinir pengadaministrasian tata kelola agunan / jaminan debitur yang dijaminkan kepada bank, sebagai lembaga kepercayaan masyarakat maka bank wajib menjaga dengan sebaik-baiknya agunan/jaminan debitur yang disimpan dan dijaminkan kepada bank.

Berikut uraian Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Khasanah :

Fungsi

No	Fungsi	Uraian
1	Pengadministrasian Tata Kelola Penyimpanan	mengatur pengelolaan penyimpanan agunan debitur yang dijaminkan kepada bank yang meliputi tata kelola penyimpanan, peminjaman, dan pengambilan agunan atau jaminan debitur pada ruang khasanah atau ruang tempat jaminan debitur disimpan pada ruang khasanah dan pada berangkas jaminan dengan berdasarkan a. No Laci berangkas b. Baris laci c. Skat pada laci d. Status Agunan e. Tanggal Penyimpanan f. Tanggal g. Katagori Agunan (AJB, SHM, BPKB, dll)
2	Record History	Berfungsi sebagai record data yang akan merekam segala aktifitas keluar masuk agunan / jaminan pada ruang khasanah.
3	Keamanan	Berfungsi sebagai pencegahan dari hilangnya agunan/jaminan debitur oleh kelalaian atau dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
4	Informasi Jumlah Agunan/Jaminan Debitur	Bank dapat mengetahui keberadaan dan jumlah agunan/jaminan debitur, diantaranya : a. Jumlah total Keseluruhan Agunan/Jaminan b. Jumlah total Agunan/Jaminan Katagori AJB c. Jumlah total Agunan/Jaminan Katagori Sertikikat d. Jumlah total Agunan/Jaminan Katagori BPKB e. Jumlah total Agunan/Jaminan Katagori SK f. Jumlah total Agunan/Jaminan Katagori Deposito
5	Status Agunan / Jaminan	Berfungsi mengetahui status agunan / jaminan debitu, apakah agunan / jaminan debitur tersebut ada pada ruang khasanah atau tidak ada pada ruang khasanah atau sedang di proses sertifikasi atau lainnya.
6	Penyimpanan Agunan / Jaminan	Sistem informasi khasanah akan memporoses penyimpanan berdasarkan laci pada berangkas jaminan, sehingga dapat diketahaui keberadaan jaminan pada berangkas pada saat akan melakukan pengambilan agunan/jaminan.
7	Peminjaman Agunan / Jaminan	Berfungsi pada saat Agunan/Jaminan yang disimpan pada berangkas diperlukan untuk keperluan foto copy misalnya, petugas akan meminjam agunan/jaminan dengan cara mengambil pada berangkas penyimpanan dan setalahnya ditempatkan ditempat semula dimana agunan/jaminan tersebut disimpan pada berangkas
8	Pengambilan Agunan/ Jaminan	Berfungsi pada saat debitur telah selesai melunasi kewajiban piutangnya kepada bank. Maka petugas akan dengan cepat mengetahui keberadaan agunan / jaminan debitur tersebut disimpan tanpa harus mencari satu persatu keberadaan agunan/jaminan debitur.

Dapat disimpulkan sebagai fungsinya adalah sebagai berikut :

Mengatur dan mengelola pengadaministrasian penyimpanan agunan debitur

Merecord segala aktifitas keluar masuk agunan/jaminan pada tempat penyimpanan agunan atau ruang khasanah

Sebagai pencegahan dari hilangnya agunan/jaminan debitur

Meberikan Pelaporan jumlah keseluruhan agunan/jaminan baik total keseluruhan maupun perkatagori agunan

Memberikan pelaporan tata letak penyimpanan agunan pada berangkas

Memberikan pelaporan agunan yang sudah diambil atau keluar

Pengelolaan tata letak penyimpanan agunan/jaminan

Pengelolaan tata letak peminjaman agunan/jaminan

Pengelolaan tata letak pengambilan agunan/jaminan

Pencarian secara cepat pengambilan agunan/jaminan pada ruang khasanah dan berangkas penyimpan.

MANFAAT

Sistem informasi khasanah tentu saja memberikan manfaat yang sangat berguna untuk bank, selain dapat mengelola agunan dengan baik juga dapat menjaga keberadaan agunan debitur.
Berikut uraian mafaat Sistem Informasi Khasanah :

1) Pengadministrasian pengelolaan Agunan debitur dapat dilakukan secara baik, terstruktur, tertib, dan rapih.

2) Dapat mencegah dari hilangnya atau tidak diketahuinya keberadaan agunan debitur yang disebabkan oleh kelalaian atau oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

3) Dapat mengetahui keberadaan penyimpanan agunan, sehingga dapat dengan cepat mengetahui keberadaan agunan untuk pengembilan.

4) Memberikan pelaporan jumlah Agunan baik total keseluruhan agunan ataupun berdasarkan katagori agunan yang ada dan simpan pada ruang khasanah dan berangkas jaminan.

5) Efisiensi waktu pencarian agunan pada ruang khasanah atau berangkas karena pencarian dilakukan secara sistematis oleh Sistem Informasi Khasanah

6) Mengetahui kapan dan siapa petugas yang meyimpan agunan debitur pada ruang khasanah.

7) Mengetahui kapan dan siapa petugas yang meminjam agunan debitur pada ruang khsasanah.

8) Mengetahui kapan dan siapa petugaas yang mengambil agunan debitur pada ruang khasanah.

9) Mengetahui status keberadaan agunan yang dijaminkan akan tetapi sedan proses sertifikasi oleh notaries

B. Aplikasi Sistem Informasi Khasanah

Aplikasi Sistem Informasi Khasanah merupakan aplikasi berbasi Web (Web Base) yang diakses secara Local Area Network yang terintegrrasi memiliki jaringan terpusat yang terkoneksi dan diakses oleh Kantor Pusat dan Cabang-Cabang dengan menggunakan Jaringan Transmisi dan berisifat Private yang dimiliki oleh Bank

Gambar 1.1 Jaringan Transmisi BPR NBP 11

Dengan jaringan transmisi untuk menghubungkan antara kantor pusat dan kantor cabang-cabang dan kantor kas BPR NBP 11, memungkinkan setiap kantor dapat mengakses Khasanah System dengan Server terupusat yang berada di kantor Pusat BPR NBP 11. Berikut topologi jaringan terpusat akses khasanah system

Gambar. 1. 2 Jaringan Terpusat LAN (Local Area Network)

Secara global untuk akses khasanah system antar kantor pusat dan cabang adalah sebagai berikut :

Gambar 1.3 Konfiguruasi Jaringan Sistem Informasi Khasanah

C. Tujuan Pelaporan

Laporan agunan/jaminan debitur adalah informasi yang disajikan dalam pengelolaan tata letak penyimpanan agunan/jaminan debitur di ruang khasanah dengan berbagai jenis dan katagori agunan/jaminan debitur sehingga memudahkan dalam pemrosesan penyimpanan dan pengambilan agunan/jaminan debitur yang dijaminkan oleh si pemilik agunan/jaminan. Informasi yang disajikan diantaranya adalah :

1. Kepemilikan agunan/jaminan dibitur

Sistem Informasi Khasanah akan memberikan informasi kepemilikan agunan/jaminan yang dijaminkan oleh sipemilik agunak/jaminan.

2. Mempermudah dalam pengelolaan tata letak penyimpan agunan/jaminan

3. Membantu petugas dalam melakukan pengadministrasian untuk pengelolaan jaminan debitur yang dijaminkan pada bank.

4. Memberikan informasi prihal katagori agunan/jaminan debitur diantaranya ialah :

a) Katagori AJB

b) Katagori Sertifikat

c) Katagori BPKB

d) Katagori Deposito

e) Katagori Kios

f) Katagori Surat Kuasa

D. Pengisian dan Penyampaian Laporan

Prosedur dan tata cara pengisian data laporan khasanah dilakukan secara on-line dengan system jaringan terpusat baik dikantor pusat maupun dikantor cabang yang diatur dalam bentuk pelatihan penggunaan system terhadap user atau petugas.

E. Jenis Laporan

Petugas diharuskan memberikan pelaporan mengenai tata kelola pengadministrasian agunan/jaminan debitur melalui program/aplikasi SIK dengan memberikan rincian sebagai berikut :

1. Laporan Data Agunan/Jaminan berdasarkan Katagori

a) AJB

b) Sertifikat

c) BPKB

d) Deposito

e) Kios

f) Surat Kuasa

2. Laporan agunan/jaminan masuk

Ialah pelaporan agunan/jaminan yang baru atau kembali dijaminkan oleh debitur kepada bank

3. Laporan agunan/jaminan perlaci

Ialah pelaporan mengenai tata letak penyimpan agunan/jaminan debitur diruang khasanah tempat penyimpanan agunan/jaminan debitur

4. Laporan jaminan keluar

Ialah pelaporan jaminan keluar baik itu keluar dikarenakan debitur telah menyelesaikan kewajiban piutangnya atau dikarenakan peminjaman sementara untuk keperluan lain-lain misalnya keperluan fotocopy agunan/jaminan debitur

Laporan jaminan keluar terbagi 2 (dua) :

a) Laporan jaminan/agunan debitur lunas

b) Laporan jaminan/agunan yang dipinjam sementara untuk keperluan tertentu

II. RANCANGAN SISTEM

F. Core Banking NBPSys

Aplikasi Core Banking NBPSys adalah aplikasi inti yang merupakan jantung dari system perbankan BPR NBP Grup khususnya BPR NBP 11 yang di maintenance oleh Vendor local NBP Grup. Core banking NBPSys digunakan untuk memproses loan, customer information file hingga berbagai layanan transaksi perbankan lainnya dengan modul Setup, CS (Customer Service), MK (Manajemen Kredit), Closing, dan Konsolidasi.

System core banking NBPSys inilah yang saat ini berintegrasi dengan Sistem Informasi Khasanah sebagai sumber informasi yang didapatkan untuk pengelolaan agunan/jaminan debitur.

Informasi system sebagai berikut :

Table II.1 Table System

Nama System	Jenis	Penggunaan RDBMS	Fitur
Core Banking NBPSys	Graphic User Interface	Microsft SQL Server	- CS (Customer Services) - MK (Manajemen Kredit) - Setup - Closing - Konsolidasi

Table 2.1 Table System

G. Sistem Informasi Khasanah (SIK)

Adalah aplikasi tambahan yang diperuntukan untuk melengkapi penunjang system terkomputerisasi guna mendukung pengelolaan tata letak pengadministrasian agunan/jaminan debitur yang dijaminkan kepada bank (BPR NBP11). Aplikasi ini merupakan aplikasi local namun memiliki persamaan dengan core banking yaitu sama-sama menggunakan jaringan Transmisi dan jaringan Terpusat dan memiliki server dan database tersendiri yang dapat diakses secara local oleh kantor pusat maupun oleh kantor cabang.

System Informasi Khasanah terintegrasi dengan Core Banking NBPSys karena Sistem ini memanfaatkan informasi yang ada pada core banking yaitu informasi data debitur yang ditransfer dan dipadukan antara core banking NBPSys dengan Sistem Informasi Khasanah yang terintegrasi.

Table II.2 Table Sistem Informasi Khasanah

Nama System	Jenis	Penggunaan RDBMS	Fitur
Sistem Informasi Khasanah	Web Base	MySQL	- Setup - Input Agunan/Jaminan - Simpan Agunan - Pengambilan Agunan - Peminjaman Agunan - Pengembalian agunan - Update Rekening

Table 2.2 Table Sistem Informasi Khasanah

H. Entitas Relasi

Sistem kinerja basis data pada Sistem Informasi Khasanah dengan data dasarnya adalah mengintrasikan relasi dengan database core banking NBPSys yaitu pada data debitur, sehingga pada Sistem Informasi Khasanah data debitur sudah terintegrasi dan tersedia dengan menggunakan fasilitas Update Rekening yang ada pada fitur Sistem Informasi Khasanah.

1. Relasi Database

Adalah penggabungan dua database dengan mengintegrasikan antaraca database corebanking dengan database khasanah yaitu memanfaatkan sumber data yang ada pada database core banking yang ditransferkeun kedalam database khasanah. Sehingga pada Sistem Informasi Khasanah tidak harus melakukan input debitur karena data debitur sudah tersedia pada system informasi khasanah.

Gambar 2.1 Relasi Database

2. Relasi Teble

a) Table Debitur

Table II.3 Table Debitur

No_CIF	No_Rekening	Nama Debitur	Alamat	UserID	Tgl_ Realisasi	plafond	Kd_cab
01101XXX	01101XXXXX	Asep	Cicurug	Admin	02/01/2005	1000	01
01102XXX	01102XXXXX	Budi	Sukabumi	Admin	01/04/2013	2000	02
01103XXX	01103XXXXX	Tuti	Cipanas	Admin	23/05/2014	3000	03

Table 2.3 Table Debitur

· Data hanya contoh

Ket :

No_CIF : adalah no sandi debitur

No_Rekening : Nomor Rekening Debitur

Nama_Debitur : Nama Debitur

Alamat : Alamat Debitur

User ID : User ID Petugas SIK (Sistem Informasi Khasanah)

Tgl_Realisasi : Tanggal Realisasi Loan Debitur

Plafond : Nominal Jumlah Plafond Pinjaman Debitur

Kd_cab : Kode Cabang BPR NBP 11

b) Table Agunan / Jaminan

Table II.4 Table Agunan/jaminan

Id_jaminan	No_Rekening	No_CIF	Nama_Debitur	Ket	Katag_jaminan
02011	01101XXXX	0101XXX	Subroto	BPKB Mobil XXXX	BPKB

Table 2.4 Table Agunan/Jaminan

· Data hanya contoh

Ket :

Id_jaminan : ID Jaminan debitur

No_Rekening : Nomor Rekening Debitur

No_CIF : Nomor CIF Debitur

Nama_Debitur : Nama Debitur

Ket : Uraian Keterangan Jaminan

Katag_jaminan : Katagori Jaminan

c) Relasi Antar Table

Relasi antar table system khasanah adalah sebagi berikut :

Gambar 2.2 Relasi Antar Table

d) Diagram Konteks

Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan system informasi khasanah secara keseluruhan dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh system dan keluaran yang dihasilkan oleh system

Gambar 2.3 Diagram Konteks

III. IMPLEMENTASI SIK

Sistem informasi Khasanah ialah berbasis Web Base dengan database MySQL berjalan pada jaringan tranmisi dan private network sehingga dapat diakses oleh kantor pusat maupun kantor-kantor cabang BPR NBP 11. Dengan menjalankan aplikasi browser seperti Mozila Firefox atau Google Chrome dan memasukan alamat IP Server Sisem Informasi Khasanah maka system sudah dapat di akses dan tentunya dengan menggunakan user password petugas masing-masing baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.

I. Login Sistem Informasi Khasanah

Form login digunakan sebagai pintu gerbang untuk masuk kedalam system informasi khasanah dengan fasilitas hak akses masing-masing petugas dengan ketentuan kantor cabang masing-masing.

Buka aplikasi browser baik itu Mozila Firefox atau Google Chrome kemudian masukan alamat URL : http://192.168.0.78:8080/Khasanah

Ket :

- http://192.168.0.78 : adalah alamat IP Address (Internet Protocol) server

- : 8080 : adalah port web server

- Khasanah : adalah nama system yang diakses

Kemudian login dengan user dan password yang dilengkapi dengan security keamanan password menggunakan encryption MD5, berikut tampilan table user pada database :

Table 3.1 Table User

Table 3.1 Table User

Gambar 3.2 Login Sistem Informasi Khasanah

J. Form Menu Utama Sebagai Adminitrator

Setalah berhasil memasukan user dan password yang benar sebagai administrator maka akan masuk ke system dengan fasilitas sebagai administrator yang dilengkapai dengan menu Setup untuk pengaturan System

Gambar 3.3 Form Menu Utama Administrator

K. Update Rekening

Adalah suatu proses integrasi antar dua database antara database corebanking NBPSys dengan database Sistem Informasi Khasanah dengan memanfaatkan talbe master debitur, sehingga data debitur yang ada pada database corebanking NBPSys dapat ditransfer kedalam database Sistem Informasi Khasanah sebagai sumber data pertama.

Tools update Rekening:

Gambar 3.4. Tools Update Rekening

Update Rekening berhasil

Gambar 3.5 Update Rekening Berhasil

L. Form menu utama Login sebagai User atau Petugas

Setelah berhasil masuk dengan login sebagai user atau petugas maka akan tersedia menu utama dari system informasi khasanah tanpa fasilitas Setup didalamnya, sehingga tidak dapat menjalankan pengaturan system. Berikut ini contoh login sebagi user atau petugas dari kantor cabang

Gambar 3.6 Form Utama User

M. Form Create User

Adalah fasilitas yang diperuntukan untuk Administrator dalam membuat user account untuk petugas dan memberikan hak access privilege dalam mangakses sistem. Untuk penganalogian pada user ialah sebagai berikut :

- 01 : Hak Akses Administrator

- 02 : Hak Akses User

Gambar 3.7 Form Create User

N. Form Cabang

Adalah fasilitas untuk membuat kode cabang dengan pengkodean sebagai berikut :

- 01 : Kantor Pusat

- 02 : Cabang Sukabumi

- 03 : Cabang Cipanas

Gambar 3.8 Form Tambah Cabang

O. Form Tampilan Utama untuk User/Petugas

Menu utama untuk user atau petugas yang tidak dilengkapi dengan fasilitas setup.

Gambar 3.9 Form utama user tanpa setup

P. Form fasilitas pencarian agunan/jaminan

Digunakan sebagai pencarian tata letak penyimpana agunana/jaminan debitur disimpan.

Gambar 3.10 Form Pencarian Agunan/jaminan

Q. Form Fasilitas Penyimpana Agunan

Digunakan untuk pengalokasian tata letak penyimpanan agunan / jaminan debitur di ruang khasanah

Gambar 3.11 Form Penyimpanan Agunan

R. Form Fasilitas Pengambilan Jaminan

Digunakan untuk pengambilan agunan/jaminan debitur yang disimpan diruang khasanah dan system akan memberikan informasi tata letak penyimpanan agunan/jaminan yang dimaksud.

Gambar 3.12 Form Pengambilan Agunan

S. Form Fasilitas Peminjaman Agunan

Digunakan untuk mencari tata letak penyimpanan jaminan yang akan diambil sementara untuk keperluan berbagai hal yang setalahnya akan disimpan kembali ditempat semula.

Gambar 3.13 Form Peminjaman Agunan

T. Form Pengembalian Agunan

Digunakan untuk mencari tata letak penyimpanan agunan/jaminan yang akan diambil atau keluar dari tempat penyimpanan ruang khasanah bagi debitur yang telah menyelesaikan piutang dengan bank.

Gambar 3.14 Form Pengembalian Agunan

U. Laporan

Sistem informasi khasanah dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan agunan/jaminan debitur yang dijaminkan dengan pengkatagorian :

1) Laporan Keluar masuk agunan/jaminan

a) Laporan agunan/jaminan masuk

Laporan agunana/jaminan yang masuk pada ruang khasanah tempat penyimpanan agunan/jaminan debitur, dapat ditampilkan pertanggal dan disimpan atau diunduh dengan ekstensi Microsoft Excel

Gambar 3.15 Laporan agunan/jaminan masuk

b) Laporan agunan/jaminan keluar (Pengambilan agunan/jaminan)

Menampilkan pelaporan agunan/jaminan yang keluar atau diambil.

Gambar 3.16 Laporan agunan/jaminan keluar

c) Laporan agunan/jaminan perlaci

Memberikan pelaporan agunan/jaminan yang disimpan berdasrkan laci lemari kabinet penyimpanan agunan.

Gambar 3.17 Laproan agunan perlaci

2) Laporan Katagori Agunan/Jaminan

a) Katagori AJB

Memberikan pelaporan katagori agunan/jaminan berdasarkan katagori AJB

Gambar 3.19 Laporan agunan berdasarkan katagori AJB

b) Katagori Sertifikat

Memberikan pelaporan katagori agunan/jaminan berdasarkan katagori sertifikat.

Gambar 3.20 Laporan Agunan berdasarkan katagori sertifikat

c) Katagori BPKB

Memberikan pelaporan katagori agunan/jaminan berdasarkan katagori BPKB.

Gambar 3.21 Laporan agunan berdasrakan katagori BPKB

d) Katagori Deposito

Memberikan pelaporan katagori agunan/jaminan berdasarkan katagori deposito.

Gambar 3.22 Laporan agunan berdasarkan katagori agunan Deposito

e) Katagori Kios

Memberikan pelaporan katagori agunan/jaminan berdasarkan katagori kios

Gambar 3.23 Laporan agunan berdasarkan katagori kios

f) Katagori Surat Kuasa
Memberikan pelaporan katagori agunan/jaminan berdasarkan katagori Surat Kuasa

Gambar 3.24 Laporan agunan berdasrkan katagori surat kuasa

V. Spesifikasi Hardware dan Software

1.	Klasifikasi Pengguna		BPR/Bank Umum Kecil / Perusahaan Pembiayaan
	a.	Jumlah Data	1 Record – 10.000 Record
	b.	Spesfikasi Server
		Type	PC
		Processor	Intel Core 2 Duo (min 2.2 GHz, FSB 800 MHZ, Cache 2)
		Memory	2 GB
		Harddisk	HDD – Fee Space : min 50 GB
	C	Spesifikasi Software
		O/S	MS. Windows XP SP2
		Database	MySQL
		PHP	Xampp Web Server
		Browser	Mozila Firefox, Google Chrome

2.	Klasifikasi Pengguna		Bank Umum
	a.	Jumlah Data	1 Record – 100.000 Record
	b.	Spesfikasi Server
		Type	Inter Core i3 / Server (Dual CPU)
		Processor	Intel Core i3 :
		Memory	2 GB
		Harddisk	HDD – Fee Space : min XX GB
	C	Spesifikasi Software
		O/S	Intel Core i3 : Windows XP SP3 Server : MS Windows Server 2003
		Database	MySQL
		PHP	Xampp
		Browser	Mozila Firefox, Google Chrome